应该允许员工选择他们想做的事情吗?
作者:编辑部
2022-02-08
摘要:专业化的程度是决定性的因素。

就工作场所的趋势而言,有几个话题已经主导了大众的关注和讨论,从工作空间设计、数字化、敏捷方法论,到流行的远程工作。但是,工作的另一个重要方面正在被推到组织设计的最前沿:基于自我选择的分工。

本质上,组织中的分工是将工人与任务相匹配的过程,直到最近,分工还是由管理者主持的自上而下的分配工作。如今,工人们越来越有能力为自己分配任务——这与亚当·斯密笔下不朽的工厂工人相差甚远。

例如,在软件公司Valve和法国汽车零部件制造商FAVI,员工根据他们自己对最适合的看法来选择任务和项目组。事实上,在许多软件公司和其他等级较低的组织中,自我选择已经成为规范,因为它对员工的积极性有积极作用。

然而,传统的任务分配仍然占主导地位,甚至在创新密集型部门也继续盛行。显而易见,两种分工方法都有其优点和缺点。知道采用哪种方法以及何时采用,可以对组织绩效和员工士气产生直接影响。

在哪些条件下,即使没有激励性的好处,自我选择也会优于管理者分配的任务:当员工高度专业化,任务相互独立,并且员工的可用性是不可预见的。

随着自我选择成为主流,研究结果可以帮助希望采用这一过程的组织评估它是否是正确的选择,或者如何修改以使其更适合。

 

将员工与任务相匹配

现有的研究已经证实,与传统的任务分配相比,自我选择任务得益于员工自己对其技能的洞察力,而这种洞察力往往比管理者更强。反过来,当员工被授权选择他们喜欢的工作时,积极性也会提高。反过来说,他们往往缺乏管理者对组织层面目标的关注。协调可能因此受到影响。一些任务甚至可能被搁置。

为了理解这两种方法之间的差异所带来的影响,我们提出了劳动分工的概念,认为这是一个将员工与任务相匹配的过程。然后,我们建立了一个数学模型,并使用计算机模拟来研究在什么条件下这两种方法可能享有相对优势。

我们假设,在管理性分配过程中,分配者的目的是从现有的雇员库中选择具有最佳技能的雇员来完成每项任务。在自我选择的过程中,所有员工都选择他们最擅长的任务。

 

当老板们只是更好地分配

很明显,在某些常见的劳动分工情况下,管理性分配优于自我选择。例如,当所有的任务和员工都可以同时看到时,分配者将致力于把每项任务分配给最好的员工,避免人手不足,而自我选择的员工将很少注意其他员工的技能和选择。在现实世界中,一个类似的情况可能是用一组特定的员工启动一个新项目。

当任务在不可预见的时间点上出现时,比如一个员工辞职时,分配者可以选择最好的可用工人。但如果允许员工自愿参加工作,可能会出现“扎堆”的情况。

自我选择可能胜过分配的地方是,当员工在不同的和不可预见的时刻变得可用。我们发现,在这样的情况下,有可能使天平倾向于自我选择的关键因素是员工的专业化程度。

 

自我选择的决定性因素

计算表明,当员工高度专业化时,从分配任务的总技能水平来看,自我选择的任务会产生更好的组织绩效。当员工只是中等程度或不专业时,管理分配就比自我选择好。

所有其他变量,包括动机和生产力,在我们的模型中都保持不变。假设分配者和雇员在评估任务技能方面具有同等能力。任务是相互独立的,分配是不可逆的。

在实践中,我们的发现意味着,如果你有10个具有不同专长的高技能员工,你的公司将可能从让他们选择他们喜欢的任务中受益。整体的工作质量和积极性会很高,而且几乎不会出现资质较低的员工“阻止”资质较高的员工执行任务的风险。

例如,在著名的荷兰护理组织Buurtzorg,由12名护士组成的自我管理团队管理和执行所有任务,从提供家庭护理到雇用、管理、安排和培训;每个护士都可以选择和“制作”他们的活动组合。另一方面,如果员工有更多类似的技能,由经理来分配任务可能更好。

我们的研究假设,员工擅长的事情也是他们喜欢做的事情。我们也可以将我们的研究结果推断为涵盖其他变量:

对善于交际的员工进行管理性分配——以避免健谈型员工的扎堆;对喜欢单独工作的员工进行自我选择

人才库较浅时的管理分配;人才库较深时的自我选择

当任务是相互依赖的,在这种情况下,任何未分配的任务都可能带来灾难时,进行管理性分配;对独立的任务进行自我选择。

 

让自我选择更好地发挥作用

通过自我选择进行劳动分工对组织来说是一个越来越重要的话题,这主要是因为年轻人喜欢在工作中拥有更多的自主权。但并非所有的任务或组织结构都适合自我选择。我们的研究结果为企业提供了一套工具,以确定这种自下而上的方法是否适用于他们。

这里是组织应该问的关键问题。我们的员工是否有高度专业化的技能来完成手头的任务?这些任务是否或多或少地相互独立?工人的可用性是否难以预测? 如果上述所有问题的答案都是“是”,就进行自我选择。

甚至更好的是,用传统分配的元素来修改自我选择的过程。一个混合过程,如果你愿意的话。再以Buurtzorg为例。程序被明确地设计为在护士之间公平地分担不受欢迎的行政杂务。另一种防止任务闲置的方法是鼓励员工选择那些他们可以增加最大价值或做出最大改变的任务,而不是选择那些他们最擅长的任务。

因此,员工Y不选择员工X已经选择的任务A(在某些情况下,如软件开发,任务可以多次执行),而是选择未选择的任务B,他们可以做出更大的贡献,即使Y在执行任务A方面比X更好。

其他混合想法:鼓励员工承担他们自己选择的“激情项目”;定期组织黑客马拉松,任何人都可以从列表中挑选并解决任何问题。无论采取什么形式,劳动分工对组织的绩效仍然像以前一样至关重要。


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